E-facturatie of toch niet? Waarom een pdf geen e-factuur is.

Wat gebeurt er op 1 januari 2026?

Vanaf 1 januari 2026 wordt digitaal factureren algemeen de standaard voor B2B-transacties tussen btw-plichtige ondernemingen in België. Een gekende methode hiervoor is het gebruik van Peppol, een internationaal beveiligd netwerk dat ook vanuit de overheid gepromoot wordt. Peppol zal dan ook een sleutelrol spelen in de overstap naar e-facturatie.

Wat is e-facturatie?

E-facturatie is het volledig digitale en geautomatiseerde facturatieproces, van opmaak tot betaling. Het gaat dus niet om een pdf-bestand versturen per mail, want dat bestand is onbeveiligd en niet automatisch verwerkbaar. Een echte e-factuur is een ubl-bestand dat via het beveiligde Peppol-netwerk rechtstreeks van systeem naar systeem wordt verstuurd.

Universal Business Language is waar ubl voor staat: een xml-standaard voor elektronische facturen. Dankzij een vaste structuur en verplichte velden verloopt de verwerking sneller, veiliger, efficiënter en foutloos. Ondersteunde boekhoudsoftware, zoals Wings, kan deze ubl-factuur automatisch uitlezen en inboeken.

Hoe werkt Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een Europees netwerk dat bedrijven en overheidsinstanties veilig en efficiënt elektronische documenten laat uitwisselen, zoals e-facturen. Het is als het ware een platform dat de structuur, wettelijkheid en inhoud van je UBL-bestanden valideert. De gegevensuitwisseling verloopt via Access Points, die de gegevens veilig versleutelen tijdens de verzending naar het Peppol-netwerk. De ubl-bestanden uit je e-facturatie moeten dus aangemeld worden via Peppol om helemaal conform te zijn met de nieuwe wetgeving.

Wat zijn de voordelen van e-facturatie?

E-facturatie draait helemaal rond automatisatie en beveiliging.

• Je administratie wordt een stuk nauwkeuriger en eenvoudiger. Facturen manueel overtypen hoeft niet meer.
• Je bespaart kosten. Minder fouten betekent minder corrigerend werk en dus minder verlies.
• Het gaat sneller en vlotter. In veel gevallen is één klik genoeg om een factuur te versturen én te verwerken.

Het grote misverstand: digitale facturen

Factureer je digitaal, zelfs via boekhoudsoftware?
Stuur je digitale pdf-bestanden naar je klanten?
Of maak je via Excel gestructureerde facturen?

Jammer genoeg zijn al deze vormen geen gestandaardiseerde manieren van facturatie: er is namelijk geen automatische verwerking en de kans op fouten is groot.

E-facturatie daarentegen draait helemaal rond een gestructureerd formaat via het ubl-bestand. Een Excel-bestand of pdf omzetten naar een ubl-bestand is daarvoor niet genoeg. E-facturatie volgt een vast formaat dat gevalideerd en automatisch verwerkt kan worden.

Start meteen met e-facturatie

Om te starten met e-facturatie heb je boekhoudsoftware nodig die Peppol ondersteunt. Met Wings zit je meteen helemaal safe en loopt alles automatisch: zowel de registratie op het Peppol-netwerk, als vlot e-facturen opstellen, inboeken, verzenden en ontvangen.

Onze boekhoudsoftware voor alle ondernemingen, kmo's en vzw's helpt je om meer tijd te besteden aan wat echt telt: je missie, je klanten en je meerwaarde.
‍

Zie je graag Wings in actie? Boek je demo.

Wil je weten of je organisatie onder de nieuwe regelgeving valt of wil je e-facturatie via PEPPOL meteen activeren? Neem contact met ons op. We helpen je graag verder.

‍