Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische bedrijven overstappen op gestructureerde elektronische facturatie voor hun B2B-transacties. Concreet betekent dit dat facturen niet langer als PDF via e-mail of een platform verzonden mogen worden, maar rechtstreeks vanuit het ene softwaresysteem naar het andere worden doorgestuurd – volledig digitaal en volgens vaste standaarden.
Vanaf 1 januari 2026 wordt digitaal factureren algemeen de standaard voor B2B-transacties tussen btw-plichtige ondernemingen in België. Een gekende methode hiervoor is het gebruik van Peppol, een internationaal beveiligd netwerk dat ook vanuit de overheid gepromoot wordt. Peppol zal dan ook een sleutelrol spelen in de overstap naar e-facturatie.
E-facturatie is het volledig digitale en geautomatiseerde facturatieproces, van opmaak tot betaling. Het gaat dus niet om een PDF-bestand versturen per mail, want dat bestand is onbeveiligd en niet automatisch verwerkbaar. Een echte e-factuur is een UBL-bestand dat via het beveiligde Peppol-netwerk rechtstreeks van systeem naar systeem wordt verstuurd.
Universal Business Language is waar UBL voor staat: een XML-standaard voor elektronische facturen. Dankzij een vaste structuur en verplichte velden verloopt de verwerking sneller, veiliger, efficiënter en foutloos. Ondersteunde boekhoudsoftware, zoals Wings, kan deze UBL-factuur automatisch uitlezen en inboeken.
Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een Europees netwerk dat bedrijven en overheidsinstanties veilig en efficiënt elektronische documenten laat uitwisselen, zoals e-facturen. Het is als het ware een platform dat de structuur, wettelijkheid en inhoud van uw UBL-bestanden valideert. De gegevensuitwisseling verloopt via Access Points, die de gegevens veilig versleutelen tijdens de verzending naar het Peppol-netwerk. De UBL-bestanden uit uw e-facturatie moeten dus aangemeld worden via Peppol om helemaal conform te zijn met de nieuwe wetgeving.
E-facturatie draait helemaal rond automatisatie en beveiliging.
Factureert u digitaal, zelfs via boekhoudsoftware?
Stuurt u digitale PDF-bestanden naar uw klanten?
Of maakt u via Excel gestructureerde facturen?
Jammer genoeg zijn al deze vormen geen gestandaardiseerde manieren van facturatie: er is namelijk geen automatische verwerking en de kans op fouten is groot.
E-facturatie daarentegen draait helemaal rond een gestructureerd formaat via het UBL-bestand. Een Excel-bestand of PDF omzetten naar een UBL-bestand is daarvoor niet genoeg. E-facturatie volgt een vast formaat dat gevalideerd en automatisch verwerkt kan worden.
Om te starten met e-facturatie hebt u boekhoudsoftware nodig die Peppol ondersteunt. Met Wings zit u meteen helemaal safe en loopt alles automatisch: zowel de registratie op het Peppol-netwerk, als vlot e-facturen opstellen, inboeken, verzenden en ontvangen.
Onze boekhoudsoftware voor alle ondernemingen, kmo's en vzw's helpt u om meer tijd te besteden aan wat echt telt: uw missie, uw klanten en uw meerwaarde.
Ziet u graag Wings in actie? Boek uw demo.
Wilt u weten of uw organisatie onder de nieuwe regelgeving valt of wilt u e-facturatie via PEPPOL meteen activeren? Neem contact met ons op. We helpen u graag verder.
In dit artikel leert u hoe u makkelijk naar de verplichte e-facturatie overstapt.
Lees meerE-facturatie doet u niet door een PDF-bestand te versturen: dat is onveilig en niet automatisch verwerkbaar. Met Wings lost u dit pijlsnel op.
Lees meer