Verplichte e-facturatie vanaf 2026: wat betekent dat voor uw bedrijf of organisatie?

Wat verandert er precies?

Tot nu toe was elektronische facturatie (of e-facturatie) enkel verplicht bij overheidsopdrachten. Vanaf 2026 zullen alle digitale facturen tussen btw-plichtige Belgische ondernemingen verplicht via een gestructureerd formaat verzonden en ontvangen moeten worden. Gewone pdf’s zijn dan niet meer voldoende.

De uitwisseling van deze digitale facturen verloopt via het Europese PEPPOL-netwerk: een veilige en gestandaardiseerde manier om e-facturen te versturen. Organisaties moeten dus beschikken over een boekhoudsysteem dat PEPPOL e-facturatie ondersteunt.

Wat zijn de voordelen van e-facturatie?

De overstap naar e-facturatie brengt heeft heel wat voordelen. Door digitaal te factureren via PEPPOL:

• verwerk facturen sneller en efficiënter
• verminder administratieve lasten aanzienlijk
• vermijd fouten en dubbel werk
• werk transparanter en professioneler

Bovendien versterkt u de digitale werking van uw organisatie en bent u voorbereid op de toekomst van boekhouden. De overheid stimuleert deze evolutie omdat ook zij wil inzetten op meer automatisering en minder fraude, maar vooral: u wint er vandaag al tijd en duidelijkheid mee.

Wie moet digitaal factureren vanaf 2026?

De verplichting geldt voor alle btw-plichtige ondernemingen in België, ongeacht hun grootte. Dat betekent concreet:

• Zelfstandigen en kmo’s
• Boekhoud- en accountantskantoren
• Vzw’s met btw-plichtige activiteiten (bv. verkoop, dienstverlening, verhuur van zalen, ...)

Ook als u slechts af en toe factureert aan een andere onderneming, valt u onder deze regel. Er is een uitzondering voor organisaties die volledig vrijgesteld zijn van btw.

Wat betekent e-facturatie voor kmo’s?

Voor veel kmo’s betekent dit een aanpassing in hun manier van factureren. Wie vandaag nog met Word- of Excel-facturen werkt, zal moeten overstappen naar een digitale oplossing die e-facturatie via PEPPOL ondersteunt. De overgang vraagt wat voorbereiding, maar biedt tegelijk ook voordelen:

• Snellere betalingen dankzij directe digitale factuur
• Minder administratieve rompslomp
• Minder kans op fouten of verloren facturen

Wat betekent e-facturatie voor vzw’s?

Niet alle vzw’s vallen onder de verplichting, maar heel wat wel. Hebt u als vzw btw-plichtige activiteiten (zoals verkoop van producten, betaalde dienstverlening of verhuur)? Dan moet ook u vanaf 2026 de facturen digitaal versturen. Voor veel vzw’s is dit een extra drempel, zeker als de administratie op vrijwillige basis gebeurt. Het is dus belangrijk om nu al werk te maken van een vlot systeem dat gebruiksvriendelijk is én conform de regels rond e-facturatie.

Wat betekent dit voor accountants?

Voor accountants en boekhouders verandert er veel. Hun kmo- of vzw-klanten zullen vaker bij hen aankloppen met vragen over conformiteit, systemen en implementatie. Digitale samenwerking via PEPPOL wordt de norm, en dossiers zullen sneller en correcter verlopen als klanten de juiste tools gebruiken.

Wie als kantoor nu al inzet op begeleiding bij digitale facturatie, heeft straks een streepje voor.

Hoe voor te bereiden op verplichte e-facturatie?

1. Kies een boekhoudpakket dat PEPPOL ondersteunt
   Niet elk pakket is automatisch geschikt voor e-facturatie. Met Wings zit u meteen goed: onze software ondersteunt PEPPOL standaard en voldoet aan alle wettelijke vereisten. ‍
2. Breng uw processen in kaart
   Hoe stelt u vandaag facturen op? Hoe verzendt u die? En hoe ontvangt u ze? Wings helpt u om die processen vlot en overzichtelijk in te richten.‍
3. Informeer uw klanten of leden
   Werkt u met andere ondernemingen of vzw’s? Laat hen weten dat ook u overschakelt op e-facturatie via PEPPOL. Zo vermijdt u misverstanden.‍
4. Plan de overstap tijdig
   Wacht niet tot eind 2025. Wings is klaar voor gebruik: u kunt vandaag al starten en zo zonder zorgen overschakelen.

Hoe helpt Wings bij e-facturatie?

Wings is klaar voor de toekomst. Onze boekhoudsoftware ondersteunt PEPPOL e-facturatie volledig. Zo voldoet u automatisch aan de wettelijke verplichtingen en geniet u tegelijk van alle voordelen van digitale facturatie. Wings is makkelijk in gebruik, veilig in de cloud en afgestemd op de realiteit van kmo’s, vzw’s en accountants.

Wilt u weten of uw organisatie onder de nieuwe regelgeving valt of wilt u e-facturatie via PEPPOL meteen activeren? Neem contact met ons op. We helpen u graag verder.

‍