Van papieren factuur naar digitale facturatie: hoe pak je dit aan?

Wat verandert er op 1 januari 2026?

Vanaf 2026 wordt alle digitale facturatie tussen btw-plichtige Belgische ondernemingen verplicht via een gestructureerd formaat. De uitwisseling hiervan verloopt via het Europese PEPPOL-netwerk: een veilige en gestandaardiseerde manier om e-facturen te versturen. Organisaties moeten dus beschikken over een boekhoudsysteem dat PEPPOL e-facturatie ondersteunt, zoals Wings Software.

Digitale facturatie wordt verplicht voor alle btw-plichtige ondernemingen in België, ongeacht hun grootte. We maakten voor jou al een handige samenvatting over alle voordelen en verplichtingen in deze blogpost.

Wat is het verschil tussen papieren factuur, pdf-bestand en Peppol-factuur?

Heel wat ondernemers denken dat ze al digitaal factureren, terwijl ze in realiteit nog niet voldoen aan de nieuwe eisen. Een overzicht van de mogelijkheden in 2025:

• Papieren facturen: je verzendt hierbij een gedrukt en tastbaar document per post. Er is geen automatische controle of verwerking van de gegevens. Een papieren factuur inscannen en via e-mail doorsturen is dus niet meer toegestaan vanaf 2026.
•  Digitale facturen: een pdf is al een vorm van een digitale factuur, maar is daarom niet volledig veilig. Een digitale factuur is ook in 2025 enkel rechtsgeldig als je zeker weet dat de inhoud niet is aangepast (integriteit) en dat de afzender echt is (authenticiteit). Een gewoon pdf-bestand biedt die zekerheid niet, want zo'n bestand is makkelijk te wijzigen. Daardoor voldoen veel bedrijven vandaag de dag onbewust niet aan de regels en lopen ze risico op fraude.
• ‍E-facturatie (of elektronische facturatie) via PEPPOL: hier volgt de facturatie de wettelijk vastgelegde structuur van een xml-bestand dat van machine naar machine wordt verzonden via PEPPOL. Deze manier zal vanaf 1 januari 2026 verplicht zijn. Maar wees gerust: bij Wings zit je safe!

Wat gebeurt er op 1 januari 2026?

Facturen in pdf-formaat of op papier moeten verplicht worden vervangen door gestructureerde facturen die rechtstreeks tussen de software van bedrijven worden uitgewisseld. Papierloos boekhouden wordt daardoor eindelijk de norm.

Wat heb je nodig om de overstap te maken?

Volg dit handige stappenplan en maak vliegensvlug de overstap naar e-facturatie:

1. Noteer de tools die je gebruikt en analyseer de knelpunten. Factureer je nog via papieren facturen of pdf-bestanden? Dan moet je zo snel mogelijk je werking aanpassen.
2. Zorg dat je alvast een uitgebreide, opgeschoonde lijst met adressen, namen en btw-nummers in Excel hebt. Deze kan je daarna handig importeren in een boekhoudsoftware, zoals Wings.
3. Kies meteen voor Wings: deze Belgische online boekhoudsoftware helpt je bij de overstap naar correcte e-facturatie. Inscannen van facturen of meteen correcte e-facturatie opstarten? Het zijn slechts enkele mogelijkheden waardoor Wings je financiële administratie sterk zal vereenvoudigen. Ja, dat klopt: Wings ondersteunt OCR-factuurherkenning.
4. Bovendien is Wings wettelijk gecertificeerd en ondersteunt het de link met PEPPOL. Dit wil zeggen dat je meteen op een correcte manier wordt aangesloten bij het PEPPOL-netwerk, maar ook snel e-facturen inboekt en verstuurt: uiterst efficiënt!
5. Stel een informatieve e-mail op naar je klanten en leveranciers. Hiermee verwittig je hen dat je overschakelt naar e-facturatie. Zo weten ze dat jouw organisatie kunnen terugvinden in hun eigen PEPPOL-conforme boekhoudsoftware.

Zit je toch met meer specifieke vragen, bv. over xml, pdf of ubl-bestanden? Liantis werkte een uitgebreide kennisdatabank uit op deze pagina.

Begin vandaag: maak je organisatie klaar voor 2026

Wacht niet tot eind 2025. Wings is klaar voor gebruik: je kunt vandaag al starten en zo zonder zorgen overschakelen.

Met Wings kies je naast correcte e-facturatie ook voor eenvoud, betrouwbaarheid en ondersteuning. Onze boekhoudsoftware voor alle ondernemingen en vzw's helpt je om meer tijd te besteden aan wat echt telt: je missie, je leden en je impact.

Zie je graag Wings in actie? Boek je demo.

Wil je weten of je organisatie onder de nieuwe regelgeving valt of wil je e-facturatie via PEPPOL meteen activeren? Neem contact met ons op. We helpen je graag verder.

‍